2.4. Обязанности и инструкции
Посмотрим еще раз, что входит в обязанности секретаря?
1. прием и оформление заказов,
2. оформление заявок для транспортного и погрузочного отдела,
3. координация работы транспортного и погрузочного отдела,
4. регистрация отчетов транспортного и погрузочного отдела.
А в обязанности начальника транспортного отдела?
1. получение заявок,
2. обеспечение своевременной доставки,
3. координация работы водителей,
4. надзор за состоянием техники,
5. предложения по ремонту и приобретению техники,
6. оформление отчетов по заказам.
Составьте таким же образом перечни функциональных обязанностей всех
сотрудников Вашей фирмы. Постараемся убедиться, что не осталось никакой
части технологически - информационного процесса, которая не обслуживается
никем, и наоборот – отсутствуют ситуации, когда 2 и более лица отвечают за
одну и ту же работу.
Естественно, что различные виды работ могут иметь большую или меньшую
значимость для достижения целей организации и осуществляться с различной
частотой и периодичностью.
Так, например, подготовка рекламно-информационных материалов – задача
очень важная, осуществляется один раз в месяц при подготовке статей для
журнала. Постараемся отмаркировать степень важности задач по 3-балльной
шкале – от сверхважных до третьестепенных.
А теперь сведем все это в таблицу:
Должность
_________________________________________________________________________
| | | |
| Обязанности | Приоритеты | Частота и |
| | |периодичность |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
Заполните эту таблицу на себя самого и трех "ближайших" подчиненных.
Попросите всех сотрудников сделать то же самое. Обсудите расхождения в
ваших перечнях функциональных обязанностей, представлениях о приоритетах,
сроках, периодичности и т.д.
Постарайтесь привести все эти перечни в соответствии друг с другом.
Полученная документация является основой для дальнейших действий:
1. планирования и руководства (можно легко понять, что и кому поручать);
2. профессионального отбора (это основа для профессиограммы);
3. перераспределения обязанностей, если в этом возникает необходимость;
4. расширения или сокращения штатов.
Обратите внимание, что при всех наших исследованиях работы организации
не учитывались личностные особенности, образование, воспитание и прочие
особенности сотрудников, а анализировался только сам механизм,
обеспечивающий функционирование организации.
О людях в организации – следующий раздел.